O Arquivo Institucional reflete a história da Fundação Casa de Rui Barbosa desde sua criação. Em permanente crescimento, reúne 200 metros lineares de documentos textuais e variado conjunto de documentos com características especiais (fotografias, desenhos arquitetônicos, cartazes, fitas de vídeo-cassete, filmes de 16mm, fitas de áudio em rolo, negativos, diapositivos, fotolitos, DVD e CD-Roms).

A consulta aos documentos é realizada por meio de índices, inventários e pela base de dados Arquivo da Fundação Casa de Rui Barbosa. O acervo está organizado em cinco grandes áreas:

:: Administração geral
Documentos que tratam da organização e estrutura da Fundação Casa de Rui Barbosa (criação, estatutos, regimentos, organograma, conselho, normas de trabalho); da programação de atividades; projetos; recursos humanos; segurança; gestão financeira e orçamentária; das relações institucionais com o público e com outras instituições (Ministérios, Congresso Nacional, Comissões, etc.); do patrimônio; e dos serviços básicos.

:: Difusão Cultural
Documentos que tratam da realização de eventos culturais, científicos e acadêmicos promovidos pela instituição como recitais, mostras de cinema, exposições, seminários, congressos, semana da cultura, concursos e prêmios e outros.

:: Atividades didáticas
Documentos que tratam das atividades da Fundação Casa de Rui Barbosa voltadas para o público estudantil, universitário e especializado e de seus programas especiais.

:: Pesquisa e estudos
Documentos que tratam das áreas de pesquisa histórica, ruiana, jurídica e filológica.

:: Documentação e informação
Documentos que tratam das atividades de preservação, conservação e disponibilização dos diferentes acervos (arquivístico, bibliográfico e museológico), da produção e intercâmbio do saber técnico-científico referente a estes acervos, bem como da produção editorial da Fundação Casa de Rui Barbosa.

A destinação dos documentos é regulada segundo a Tabela de temporalidade de documentos (zip, 3,68 Mb), aprovada pelo Arquivo Nacional em 2002.